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Gerenciamento de tempo para líderes

O dia começa: uma lista enorme de e-mails e conversas não lidas do dia anterior espera por você. Post-its e lembretes que você escreveu na semana passada ainda precisam ser executados e uma notificação do seu calendário informa que você já está atrasado para uma reunião. Você decide prestar atenção nela (senão você não vai conseguir seguir o assunto) e, durante esse tempo, a lista de items continua a crescer… Eu perdi a conta de quantas vezes isso aconteceu comigo.

Gerenciamento de tempo é uma necessidade básica para qualquer líder nessas situações. O context switch1 presente nessa função (eu ainda quero escrever sobre minha percepção em o que é ser um líder) implica uma enchente de informação, tarefas e pensamentos vindos de todos os lados. Eu considero também as tarefas e pensamentos no contexto da vida pessoal, que não devem ser negligenciados. Tudo isso precisa ser processado e, por isso, demanda tempo. Como tempo é um recurso limitado, gerenciá-lo é essencial.

Fazem alguns anos que eu leio livros e artigos sobre o assunto para tentar construir meu próprio algoritmo. Assim como minha vida, meu algoritmo evolui e ganha atualizações. Hoje é uma versão híbrida do famoso Getting Things Done (GTD)2, criado por David Allen (livro original e livro em português). Eu considero híbrido porque ainda não consegui me motivar para terminar de ler (muita abobrinha pro meu gosto). Mas tem sim alguns aspectos / fundamentos que eu gosto bastante e que vão ser descritos aqui.

Eu vou também descrever como eu aplico o método usando Todoist (website), uma aplicação bem feita para o gerenciamento de tarefas. Eles propõem uma versão gratuita, mas honestamente, a versão paga são os 3 euros mais bem pagos por mês. A versão gratuita é legal para descobrir o app, mas eu uso bastante as funcionalidades pagas como comentários, etiquetas e filtros (eu sou Mestre no sistema de pontos de karma deles 🤓).

1) Nosso cérebro é um executor, não um armazém 🧠

Esse é o mais impactante para mim. Basicamente, isso é uma afirmação que nosso cérebro é concebido para executar tarefas e criar coisas, não para guardar números / senhas / datas / etc. Traduzindo isso em outras palavras, isso significa que qualquer informação — não interessando se é uma tarefa ou não — precisa ser salvo em algum lugar, imediatamente, antes que ela se perca. De preferência salvos no mesmo lugar (referido como Inbox3), senão você vai ter que se lembrar de onde você a salvou 😉.

É basicamente isso: qualquer coisa que você vê, lê ou pensa vai diretamente para a Inbox para ser processado no momento certo. E quando eu digo processado, não significa apenas a execução, mas também a categorização, estimação e agendamento. Eu normalmente começo meu dia checando todos os canais possíveis (e-mails pessoais e profissionais, chats, post-its e pensamentos aleatórios) e adiciono um item na Inbox para cada um.

Dica: Lembre-se que o seu cérebro não vai guardar o contexto de cada item na Inbox. Faça o esforço de ser claro o suficiente na descrição dos items, senão você terá problemas mais tarde quando você vai processá-los.

Minha Inbox hoje
Minha Inbox hoje

2) Sua Inbox precisa ser processada todos os dias ⚙️

Não é porque as tarefas vão para a Inbox que elas vão desaparecer ou se completar magicamente. Depois de checar todos os canais, eu processo cada item na inbox, na ordem que elas foram registradas. Cada item segue o seguinte processo (fortemente baseado no processo GTD):

Alguns comentários sobre as decisões acima:

  • O fato de anotar tudo, mesmo o que não é uma tarefa, retira o esforço de checar se algo é uma ação ou não e quando deve ser feito.
  • Como no GTD de base, se uma ação leva menos que 2 minutos para ser completada, faça imediatamente! Vai te custar mais tempo e energia se você tentar administrar isso.
  • Delegar não significa esquecer. Separe da sua lista de coisas, mas coloque um lembrete no que precisa ser cobrado / acompanhado. Eu tenho uma etiqueta específica para isso!
  • Estimar cada item vai te ajudar mais tarde a executar os menores itens mais importante em primeiro e produzir aquela boa dose de dopamina no corpo.

3) Verifique as tarefas do dia 📅

Lembra que na etapa anterior, você agendou tarefas (e delegações) para os items da sua inbox? Bem, agora é o momento quando você confere a lista do dia. Aqui, eu normalmente não dou a mínima para a categoria. A tarefa foi agendada pour uma rasão! Nesse caso, eu aconselho a organizar a sua agenda do dia para ter um tempo para essas tarefas considerando reuniões previamente agendadas, o tamanho das tarefas, etc.

A minha lista de tarefas desse dia
A minha lista de tarefas desse dia

4) Hora do trabalho 💪

Agora que você identificou as tarefas do dia (talvez até completando algumas delas), é hora de se por à serviço. Verifique as prioridades e estimativas, comece pelas menores e mais importantes tarefas. Qualquer novo item que chega durante o dia, envie para a inbox para ser processado no dia seguinte. Você pode estar se perguntando: mas e se for urgente? Bem, nesse caso, tome o tempo necessário para analisar se a tarefa precisa mesmo ser executada hoje, considerando as outras tarefas já previstas para hoje. Feito isso, decida se é algo realmente para hoje ou se pode ser enviada para a inbox.

Como a minha vida hoje é dividida em pessoal e profissional, eu tenho três filtros principais:

  • Personal items: #Personal* & (p1 | p2 | p3) & !@Delegate — Minhas tarefas no âmbito pessoal
  • Work items: #Work* & (p1 | p2 | p3) & !@Delegate — Minhas tarefas no âmbito profissional
  • On my side: !@Delegate & (p1 | p2 | p3) & !#Inbox — Qualquer tarefa minha que tenha sido processada (fora da inbox)

Você deve ter notado que tarefas marcadas com a etiqueta Delegate não aparecem nos meus filtros. Isso alivia a pressão e simplifica muito a lista, sem perder o controle.

5) Revise a lista 🔍

O último passo é talvez o mais importante. Prioridades mudam a cada segundo. No momento seguinte após ter processado uma tarefa da inbox, a prioridade que você colocou pode ter mudado já. Outra coisa muito comum que acontece: Você sempre terá itens de prioridade 1, mas quando é que itens de prioridade 2, 3, etc vão ter o seu momento para brilhar?

É por isso que revisar a lista é importante. Revise as prioridades! Verifique itens de prioridade 1 e pergunte a sí mesmo se sâo imprescindíveis. Verifique o que você colocou como prioridade 2 e 3 e pergunte-se se já não é hora de promovê-las à prioridade 1. E mais importante ainda, verifique se os ítens ainda são relevantes! Se não forem, delete-os 🙈

Se seguirmos o livro ao pé da letra, eu acho que essa revisão deve ocorrer toda a semana. Revisar a cada 2 semanas funciona legal para mim (como se fosse uma Sprint no Scrum). Eu separo uma hora para revisar a direção que eu estou tomando no profissional como no pessoal. Eu então reflito no que está faltando — que projetos eu estou deixando para trás — e comparo com o valor que eles poderiam me trazer. Se eu preciso fazer uma inversão, eu simplesmente mudo as prioridades.

E aí..Pronto para tentar?

Atualização: Eu descobri recentemente esse artigo (em inglês apenas, mas um Google Translate da vida pode te ajudar) sobre Fogg Behavior Model. Esse modelo tenta explicar como o comportamento humano (mais precisamente a procastinação) funciona. Há vários aspectos nesse estudo que eu consigo identificar no meu próprio comportamento e que talvez até explique porque essa técnica de gerenciamento de tempo funciona para mim. Dá uma olhada nesse link 😉.

1 Termo inglês que define uma mudança de contexto, de foco, de atividade. 2 Em uma tradução livre, “fazer as coisas acontecerem”. 3 Caixa de entrada.